In English

Nyhetsbrev Juni 2010

P&G världsledande på effektivt samarbete

Håkan BerggrenHåkan Berggren   P&G Global Business Services Procter & Gamble, med varumärken som Pampers, Gillette och Duracell samarbetar aktivt internt och externt med innovatörer och forskare på företag och institut runt om i världen. Att utbyta idéer, kunnande och teknologier inom en cirkel som är mycket vidare än deras egen, gör det möjligt för P&G att tillsammans skapa nya produkter och att fortlöpande förbättra existerande varumärken. P&G  har 138 000 anställda i 80 länder och med forskning och utveckling som sysselsätter ca 8.000 forskare på 22 utvecklingscentra i världen. Under 2004 förvärvade P&G Wella och 2005 gick P&G samman med företaget Gillette. Dessa sammanslagningar innebar nya möjligheter men även utmaningar för verksamheten.

– Då insåg vi att det krävdes bättre kommunikations- och samarbetsverktyg för att kunna integrera bolagen med dess nya medarbetare effektivt, säger Håkan Berggren,  mobilitetsansvarig på P&G Global Business Services

Det finns undersökningar som visar att medarbetare spenderar en stor del av sin arbetstid på att söka och hitta information och få tag på kollegor i den egna organisationen. Behovet av att kunna kommunicera och samarbeta effektivt har ökat kraftigt de senaste åren och kommer fortsätta att öka. Det gäller både inom verksamheten och externt gentemot kunder och samarbetspartners.

Detta gällde även för P&G. Anställda upplevde stress över för mycket e-post, svårigheter att få tag på kollegor via telefon, frustration gällande för många möten och resor, svårigheter att söka/hitta information och kompetens inom verksamheten och mycket dubbelarbete för att nämna några områden. Det gick så långt att P&G initierade ett förändringsarbete som marknadsfördes under namnet ”Get 30 back” med syfte att eliminera moment som upplevdes som tidstjuvar och som påverkade medarbetarnas produktivitet.

År 2005 började man utvärdera olika tekniska alternativ och skapa strategier och handlingsplaner för att möjliggöra effektivare kommunikation och samarbete. P&G’s  CIO Filippo Passerini satte även upp ett visionärt mål: P&G’s medarbetare ska samarbeta bäst av alla företag i världen.

– Det gäller att förstå helheten och adressera användar-, verksamhets- och tekniska utmaningar på ett koordinerat sätt. Svårigheten är inte tekniken utom att synkronisera alla pågående initiativ så att de strävar mot samma mål, säger Håkan Berggren

Exempel på applikationer, verktyg och tjänster som P&G infört för att möjliggöra effektivare kommunikation och samarbete i verksamheten.

  • Globalt MPLS-nätverk som stomme för virtuella möten och IP-telefoni
  • Regionala IP-växlar
  • OnePhone koncept (en telefon, ett nummer etc)
  • Omförhandling av både fast- och mobilabonnemang globalt
  • Telepresence videokonferens på 60 orter för att minska restid och reskostnader
  • Personliga verktyg för webb/videomöten
  • Chatt, närvaro etc. med telefoniintegration
  • SmartConnect (enkel och säker uppkoppling utanför kontoret)
  • Wireless LAN på samtliga kontor
  • E-mail/kalender med mobilintegration
  • En ny standardiserad intranätportal
  • Globalt dokumenthanteringssystem

Idéer till nya kommunikations- och samarbetsverktyg kan växa fram på IT-avdelningen, hos anställda eller hos kunder. Det är viktigt att förstå att ny teknik inte innebär att medarbetare automatisk börjar använda verktygen.

– Vi jobbar efter liknande principer som när vi marknadsför produkter till konsumenter. För varje specifik användargrupp framhåller vi vad IT-verktygen ger för affärsnytta för dem. Det är viktigt att samarbete kan ske helt naturligt, tekniken ska inte märkas, och vi genomför kontinuerligt undersökningar för att mäta utfall av våra investeringar och upplevelsen för användarna. säger Håkan Berggren

Idag erbjuder P&G  sina medarbetare i koncernen ett hundratal paketerade kommunikations- och samarbetsrelaterade verktyg. Några exempel på resultat som P&G hittills uppnått tack vare sin satsning på integrerade kommunikations- och samarbetslösningar är bättre samarbete mellan anställda i olika länder, snabbare beslut, färre affärsresor, lägre telefonikostnader och ökad medarbetarnöjdhet. Andra effekter är ökad mobilitet vilket möjliggjort att kontorsytan per anställd har kunna minskats.

”P&G är lokomotivet”

Intresset för kommunikation och samarbetslösningar (även kallat Unified Communication and Collaboration) växer hos storföretagen. Men ingen annan global koncern har kommit lika långt som Procter & Gamble. Det hävdar Niklas Johnsson, vd hos UClarity, som varit delaktiga i P&G’s resa för effektivare kommunikation och samarbete.


– Medan andra storföretag är i planeringsfasen kan Procter & Gamble konkret visa vad de uppnått och peka på resultat, säger Niklas Johnsson.

Procter & Gamble sticker även ut eftersom de har en avancerad modell för hur de mäter sina investeringar.
– Hos många företag läggs fokus enbart på kostnader och besparingar i en investerad lösning. Procter & Gamble mäter även faktorer som att anställda exempelvis blir effektivare, sparar tid eller uppnår högre kvalitet. Detta görs sällan eller aldrig hos de flesta andra företag, säger Niklas Johnsson.

Fem tips för att lyckas med Unified Communication & Collaboration
  • Skapa er egen ”Unified Communication & Collaboration” definition och vilken nytta som kan tillföras er verksamhet
  • Involvera användare, ledning, ekonomiavdelning och HR i ett tidigt skede
  • Skapa en handlingsplan, tänk stort, men gör stegvisa satsningar.
  • Paketera lösningarna och berätta om användarnytta och affärsvärde – fokusera inte på tekniken.
  • Följ upp satsningarna och kontinuerligt mät resultaten

Seminarium

Frukostseminarium: Hur skapar man en modern kommunikationsplattform som inkluderar både IT och telefoni?

15 juni

Att IT och telefoni växer samman är idag verklighet. Det öppnar för nya, effektiva och spännande sätt att kommunicera men det innebär också många utmaningar. Vilka applikationer ska man använda (och betala för) när IT- och telekomlösningar kan leverera samma funktionalitet?Det är också lätt att fastna i alla verktyg och system och glömma bort vad kommunikation egentligen handlar om: utbyte av information, idéer och känslor mellan människor. I en stor organisation finns redan många olika kommunikationsverktyg  som t.ex. e-post, chatt, telefoni (fast, mobil, DECT, VoIP), virtuella möten (tele/webb/ videokonferens), men att välja rätt verktyg för rätt budskap mot rätt mottagare är inte enkelt.

Några av frågeställningarna som kommer att beröras;
  • Vilka applikationer ska man använda (och betala för) när IT- och telekomlösningar kan leverera samma funktionalitet?
  • Hur gör man bäst för att förändra företagets kommunikationskultur långsiktigt och hur väljer man rätt mix av olika leverantörer, produkter och egen kompetens?
  • Hur ser man till att nya kommunikationsverktyg inte innebär ökad komplexitet och ökade kostnader?
  • Hur identifierar man, beräknar och följer upp verksamhetsnyttan med nya verktyg?
  • Hur kan man att undvika e-poststress och känslan att man aldrig får tag i nån via telefon?
  • Hur får man samspelet mellan IT-avdelningen och övriga verksamheten att fungera?
  • Hur definierar man en strategi och handlingsplan och ser till att de ger resultat?
  • Hur har andra större organisationer gjort och vilka lärdomar har de dragit?

Seminariet vänder sig till dig som är CIO, IT- eller telefonichef eller kravställare på ”arbetsplats-IT och telefoni” inom en större organisation. Seminariet är kostnadsfritt.

Datum: Tisdagen den 15 juni

Tid: 08:00 – 09:00 (frukost serveras från 07:30)

Plats: Brunnsgatan 21, Stockholm

Anmälan: info@uclarity.com

Kommer Microsoft Communications Server 14 ändra på spelplanen för företagstelefoni?


Analytiker tror att marknaden för Unified Communications kommer att omsätta ca 116 miljarder SEK år 2015, och mjukvaruleverantörer såsom IBM och Microsoft har självklart ambitionen att ta andelar av denna marknad.Under VoiceCon i mars annonserade Microsoft produkten ”Office Communications Server 14”.  Troligtvis blir det slutgiltiga produktnamnet Communications Server 2010 och det är värt att notera att Microsoft tagit bort ”Office” från produktnamnet. Ett populärt epitet som använts för CS14 (Communications Server 14) är “PBX killer”. Med tidigare versioner levererade Microsoft kommunikationsverktyg såsom chatt, IT-telefoni, webbmöten, närvarohantering etc., traditionell telefonifunktionalitet var mer som ett komplement.  Med CS 14 tar Microsoft ytterligare steg för att bli ett verkligt alternativ till traditionella PBX-leverantörer, men frågan är om CS14 klarar uppgiften.

- Det kommer att ta tid för CS14 att ersätta befintliga telefonisystem för större företag och organisationer. Teoretiskt är det fullt möjligt att ersätta äldre PBX:er med CS14 men utmaningen är alla kringapplikationer såsom Contact Center, telefonistkonsol, hänvisningssystem etc. Det går självklart att använda Exchange 2010 för Unified Messaging men en sådan implementering sker inte över en natt, säger Daniel Ullmark, kommunikationsexpert på UClarity.

CS14 är primärt utvecklad för den amerikanska marknaden och tillgodoser inte fullt ut de behov som finns i norra Europa. Den största anledningen är vi i norra Europa till stor del slängt ut den fasta telefonen och använder mobilen istället. Detta är möjligt tackvare olika typer av mobilintegration till företagets växel eller som tjänst från mobiloperatörerna och detta är inte CS14 starka sida. Dessutom saknas viss ”hänvisningsfunktionalitet” för telefoni vilket i och för sig inte är konstigt eftersom denna funktion primärt används i Skandinavien och inte efterfrågas på andra marknader.

Självklart finns det stora fördelar med CS14 och företag som har en uttalad Microsoft strategi bör omgående utreda möjligheterna (och även utmaningarna) med en integrerad kommunikations- och samarbetsplattform. CS14 är designad för interagera med Exchange, SharePoint, Office-program och andra system från Microsoft, vilket kommer förenkla för både IT-avdelningen (färre applikationer) och användarna (enklare och effektivare verktyg).

- Som med alla relativt nya produkter saknas viss funktionalitet i CS14, men det finns ett flertal andra leverantörer som kan komplettera Microsofts erbjudande inom telefoni. Eftersom varje företag och organisation har olika behov går det inte på förhand att säga om CS14 är ett relevant alternativt, däremot blir det tydligt att CIO:er måste ta ett helhetsgrepp om IT och telefoni. De som fortfarande hanterar telefoni som en separat kommunikationskanal är ute på hal is. Det ska även bli intressant att se vad IBM, Cisco, Aastra, Avaya m.fl. kontrar med, avslutar Daniel Ullmark.

För mer information om CS14 och kompletterande leverantörer, se Microsoft UC Webb: http://www.microsoft.com/communicationsserver/en/us/whats-new.aspx

Workshop: Möjligheter med moderna kommunikations- och samarbetsverktyg

Globalisering, krav på större effektvitet och snabbare ”time to market” är några av de trender som gör att kraven på effektiva verktyg för samverkan inom och utanför organisationen ökar. Inom konsumentmarknaden exploderar användningen av olika mobila applikationer och sociala media men hur kan moderna kommunikations- och samarbetsverktyg användas för att stödja informationsspridning och samverkan inom en stor organisation?

Workshop: Möjligheter med moderna kommunikations– och samarbetsverktyg

Denna kundanpassade halvdagsworkshop har som syfte att inspirera och klargöra vilken typ av verksamhersnytta som kan möjliggöras med hjälp av moderna kommunikations- och samarbetsverktyg. Några av frågeställningarna som kommer att beröras;

  • Vilka barriärer finns det för effektiv samverkan idag?
  • Vilka kommunikations- och samarbetsverktyg efterfrågas av dagens och nästa generations medarbetare, och varför?
  • Hur man undvika e-poststress och känslan att man aldrig får tag på kollegor via telefon?
  • Hur kan befintliga plattformar som t ex intranät utvecklas från att vara en ”anslagstavla” till att bli en affärskritisk verksamhetsportal och förses med modern samverkanfunktionalitet?
  • Hur skapar man en företagskultur som uppmuntrar och premierar samverkan och hur driver man ett aktivt förändringsarbete med tydliga mål?
  • Hur identifierar man, beräknar och följer upp verksamhetsnyttan vid investeringar i nya kommunikations- och samarbetsverktyg?
  • Hur har andra större organisationer gjort och vilka lärdomar har de dragit?

Workshopen riktar sig till beslutsfattande personal inom IT, HR, ekonomi samt verksamhetschefer.

Kontakta Christer Holm för mer information, 0734-198015, christer.holm@uclarity.com