Att arbeta effektivt och koncentrerat är inte längre enkelt med alla distraktioner från moderna kommunikationskanaler. Det var inte heller enklare förr i tiden när folk vandrade in på kontoret utan att fråga om de fick störa.

Nu med alla digitala kommunikationsmedel och kanaler har störningarna växt till ett allvarligt problem för många anställda och organisationer. Att man är ”upptagen” (t.ex. jobbar) betyder därför inte alltid längre att man är ”produktiv”.

De flesta människor blandar sociala medier (t.ex. Facebook, Twitter, LinkedIn) med affärsrelaterad kommunikation. Många jobbar med alla kanaler samtidigt och det finns ingen naturlig gräns mellan dem längre. Dessutom håller många större organisationer och företag på med att skapa egna interna sociala nätverk för organisationen vilket inte gör det enklare för anställda att hålla koll på kommunikationen. Samtidigt finns alla ”klassiska” kanaler som e-post och telefoni som också bidrar till att öka flödet av kommunikation till den anställda!

Vi hör ständigt hur ”Unified Communications” som teknologilösning kommer att göra oss mera produktiva, reducera resandet och skapa bättre relationer med våra kollegor och kunder. Det finns absolut en bra sida av allt detta. Men det finns också en nackdel: avbrott och distraktioner. Distraktioner begränsar fokuserat arbetstid. Distraktioner kan resultera i förlorad tid och kräva omstart av arbetsuppgifter gång på gång. Distraktioner kostar pengar och tappad produktivitet för anställda och verksamheten!

I takt med att teknologin utvecklas kommer distraktionerna bara att öka. En del av lösningen kan vara att jobba mera aktivt med nya teknologier som på ett smart sätt kommunicera ut ens tillgänglighet (även kallat ”Presence”). Men det är ännu viktigare att börja jobba med beteendeförändringar för både den som kontaktar och den som är mottagaren för kommunikationen.
Problemet med många samtidiga kommunikationskanaler idag är att de inte alltid hänger ihop och fungerar helt oavhängigt av varandra. Att få alla kanaler att hänga ihop kommer vara en svår uppgift eftersom flera och nya kanaler adderas varje dag.
Ett annat problem är att många idag har mer  än en kommunikationsenhet påslagen samtidigt (t.ex. telefon, PC, smartphone…) vilket kan resultera i många samtidiga distraktioner.

Det faktiska problemet med digitala distraktioner är inte själva händelsen men det faktum att det tar lång tid att ”återhämta” sig från en distraktion och återgå till det man höll på med att ”producera”. En studie visade faktisk att digitala distraktioner nu är mera störande (negativ effekt på produktiviteten) för anställda än distraktioner från andra människor (”I Can’t Get My Work Done! How Collaboration & Social Tools Drain Productivity,”).
Samma studie visade även att det blir kortare och kortare tid mellan digitala distraktioner vilket kraftigt har reducerat produktiviteten för många anställda. Studien visade att 45 % endast kunde jobba cirka 15 minuter innan nästa digitala distraktion. 32 % svarade att de hade cirka 30 minuter mellan distraktioner och endast 23 % påstod att de kunde jobba mer än 60 minuter utan avbrott.

Det finns en ökande debatt kring digitala distraktioner och hur man löser problemet. Det finns ingen enkel lösning på problemet, men vår erfarenhet från området pekar på att mycket handlar om ändrat beteende för individer och organisationer. Förändring av beteende tar alltid tid och måste planeras noggrant för att uppnå önskat effekt. Detta är något vi jobbar intensivt med för en stor del av våra kunder.
Om du upplever problemet själv i din vardag och på din arbetsplats, så är här ett par enkla tips som du kan börja med:

1. Läs e-post i intervaller (t.ex. varje timme eller ett par gånger om dagen), inte direkt när de anländer
2. Slå av Outlook pop-up fönstret som aktiveras varje gång du får en nu e-post
3. Om möjligt, jobba hemma med alla terminaler avstängd när du ska ha full koncentration
4. Jobba aktivt med din elektroniska kalender och med ”Presence” om du har möjlighet
5. Slå av alla automatiska varningar/ uppdateringar från Facebook, LinkedIn etc.
6. Glöm inte att du ibland är källan för digitala störningar för andra

Om du vill läsa mera om ämnet finns det en del intressanta artiklar här:

• Newsweek, Feb 27, 2011 – ”I Can’t Think!” – The Twitterization of our culture has revolutionized our lives, but with an unintended consequence–our overloaded brains freeze when we have to make decisions.
• Time Magazine, Feb. 11, 2011 – ”Wired for Distraction?” – Like it or not, social media are reprogramming our children’s brains. What’s a good parent to do?
• The New York Times – a 7-part series called ”Your Brain on Computers” looks at how a deluge of data can affect the way people think and behave.

Och här är ett par bra citat som jag hittade:

• ”Studies of office workers who use computers reveal that they constantly stop what they’re doing to read and respond to incoming e-mails. It’s not unusual for them to glance at their inbox 30-40 times an hour (though when asked how frequently they look, they’ll give an much lower figure).”
• ”Sixty five percent of North Americans spend more time with their computer than with their spouse.” (Johnson, Steven, Interface Culture: How New Technology Transforms the Way We Create and Communicate, 1997; as quoted in The Tyranny of Email, J. Freeman, p. 95).

Hör av dig till oss för en vidare diskussion.